PDF مقابل PDF/A: الاستخدامات والاختلافات

تنسيق PDF شائع لإنشاء المستندات ومشاركتها وتخزينها بحيث يظل التخطيط ثابتًا دائمًا ما لم تقم بتعديله. ولكن هل كنت تعلم أن هناك أنواعًا مختلفة من ملفات PDF؟ على سبيل المثال، هناك PDF/A، وهو إصدار بديل تم تصميمه للحفظ طويل الأمد. ما مدى اختلافه عن PDF؟ ومتى يجب أن تسأل: "PDF مقابل PDF/A، أيهما يجب أن أستخدم؟"

سنناقش ذلك في هذا المقال. إليك كل ما تحتاج معرفته حول PDF وPDF/A (بما في ذلك الأنواع المختلفة)، والفروقات بينهما، وكيفية إنشاء كل منهما.

الجزء 1. فهم تنسيق PDF

العقود، ونماذج العمل، وأوراق الرسائل العلمية، وغيرها من المستندات عادة ما تكون بتنسيق PDF. هل تعلم لماذا هذه هي الحالة؟

القابلية للنقل

يشتهر PDF بشكل أساسي بميزة واحدة. فهو "يقفل" تخطيط المستند الذي تقوم بحفظه بهذا التنسيق. افترض أنك أنشأت مستندًا باستخدام Wondershare PDFelement على جهاز كمبيوتر يعمل بنظام ويندوز. ثم قمت بفتح ملف PDF بعارض PDF مختلف، حتى على منصة مختلفة مثل ماك. سيبدو المستند نفسه تمامًا. في حين أن ملف DOCX قد يتغير تخطيطه.

تجربة مجانية تجربة مجانية

آمن ومضمون

لهذا السبب، يعتبر PDF الخيار الأمثل للمستندات التي تحتاج دائمًا للظهور بشكل احترافي وجميل. العقود والنماذج التجارية التي ذكرناها سابقًا هي أمثلة رئيسية.

ميزات الأمان

الأمر هو أن القابلية للنقل ليست الميزة الوحيدة المعروفة لـ PDF. فهو يوفر أيضاً ميزات أمان. يمكنك حماية المستندات بكلمة مرور. وبالمثل، يمكنك تشفير ملف PDF. وإذا كنت تريد توثيق المستند، يمكنك إضافة توقيع إلكتروني معتمد.

التعرف الضوئي على الحروف (OCR)

PDF هو أيضًا خيار شائع للمستندات الممسوحة ضوئيًا بفضل ميزة OCR. فالمستندات الممسوحة تعتبر صورًا تقنيًا، لذا لا يمكنك تعديل محتواها. تتيح لك هذه الوظيفة تحويل نص الصورة إلى نص حقيقي. والنص الحقيقي قابل للبحث أو التعديل.

الجزء 2. PDF/A: القوة الأرشيفية لـ PDF

فما هو PDF/A؟ وما الذي يميزه عن PDF العادي؟

'a' في PDF/A تعني أرشيف. وكما يوحي الاسم، PDF/A عبارة عن إصدار موحد وفق معيار ISO من PDF مصمم للأرشفة الطويلة الأمد وحفظ المستندات الإلكترونية. يحظر PDF/A الميزات التي لا تناسب هذا الغرض مثل التشفير وربط الخطوط.

يهدف PDF/A لضمان بقاء المستندات المخزنة بهذا التنسيق قابلة للعرض والاستخدام في المستقبل. فلا تؤثر التغيرات التقنية أو تحديثات البرمجيات على المستند. بكل بساطة، PDF/A يجعل المستند محميًا للمستقبل.

الخصائص الرئيسية

فيما يلي السمات التي تجعل PDF/A مميزًا.

ذاتي الاكتفاء

المستند الموجه للمستقبل يجب أن لا يعتمد على مصادر خارجية حتى لا يتعرض للتغيير. لذا، كل العناصر في PDF/A مدمجة داخل الملف نفسه.

حفظ المحتوى

يفرض PDF/A قواعد صارمة للحفاظ على الشكل البصري وسلامة محتوى المستند. العناصر مثل الوسائط المتعددة، وجافاسكريبت، والتشفير التي قد تعيق الحفظ طويل الأمد، محظورة أو عليها قيود صارمة.

الخطوط ومساحات الألوان

يتطلب PDF/A استخدام خطوط مدمجة ومساحات ألوان قياسية، مما يمنع حدوث مشاكل في العرض نتيجة فقدان الخطوط أو ملفات الألوان.

البيانات الوصفية (الميتا داتا)

في مستند PDF/A، تعتبر البيانات الوصفية ضرورية ولا يمكن تجاهلها. أي يجب إدخال معلومات أساسية مثل العنوان، المؤلف، وتاريخ الإنشاء. وهي تساعد في تعريف المستند وتنظيمه.

الضغط

يسمح PDF/A باستخدام الضغط دون فقدان الجودة لتقليل الحجم دون التأثير على جودة أو بيانات المستند.

الغرض

يعد PDF/A مفيدًا بشكل خاص في القطاعات التي تتطلب حفظ المستندات لفترات طويلة مثل المتاحف والمكتبات والدوائر الحكومية والمؤسسات القانونية. فهو يضمن بقاء المستندات الإلكترونية متاحة وقابلة للقراءة والاستخدام لسنوات طويلة. مما يحافظ على المعلومات القيمة والسجلات التاريخية بلا فقدان.

الجزء 3. PDF مقابل PDF/A: حالات الاستخدام والتطبيقات

PDF و PDF/A هما في الأساس تنسيقان متشابهان، لكنهما يخدمان أغراضًا مختلفة. الفرق الأساسي أن PDF للمشاركة، بينما PDF/A للتخزين. دعونا نقارن بينهما حسب المجالات التي يفضل فيها كل تنسيق.

حالات استخدام PDF

• مشاركة المستندات - بما أن PDF يحافظ على تنسيق المستند، يُستخدم عادةً لمشاركة الملفات؛ إذ يظهر المستند نفسه لجميع المستقبلين، مما يجعله خيارًا رائعًا.
• الكتب الإلكترونية والنشر - الكتب صممت للمشاركة. ولا تود للقارئ أن يحصل على مستند بتخطيط فوضوي. لهذا، PDF - بخاصية الحفاظ على التخطيط - هو تنسيق مذهل للكتب الإلكترونية والنشر.
• النماذج الرقمية - PDF مناسب لإنشاء نماذج تفاعلية يمكن للمستخدمين تعبئتها إلكترونيًا. يستخدم بكثرة في الاستبيانات وطلبات التقديم ونماذج التعليقات.
• التقارير التجارية: - مثل الكتب الإلكترونية، الاتساق البصري ضروري في التقارير التجارية. لهذا، يعد PDF تنسيقًا مثاليًا لإنشاء وتوزيع التقارير والبيانات المالية والعروض التقديمية.

تطبيقات PDF/A:

• أرشفة المستندات - الهدف الأساسي من وجود PDF/A هو توفير نوع خاص من PDF صُمم فعليًا للأرشفة. تحتاج الجهات الحكومية والمؤسسات القانونية والتاريخية للمستندات التي يجب الحفاظ عليها سنوات عديدة. لهذا، PDF/A هو تنسيق شائع في هذه المجالات.
• السجلات الرقمية - قد تحتاج المؤسسات الخاصة أيضًا إلى حفظ السجلات الإلكترونية لفترات طويلة. يمكنهم الاعتماد على PDF/A لضمان أصالة المستندات وقابليتها للاستخدام مع مرور الوقت.
• الامتثال التنظيمي - PDF/A هو تنسيق معياري وفق ISO. لذا غالبًا ما يُستخدم في القطاعات التي تتطلب الامتثال وحيث سلامة المستندات والاحتفاظ الطويل الأمد بها أمر ضروري. من الأمثلة قطاع الصحة والمالية والقانون.
• المكتبات والمتاحف - تحتاج السجلات التاريخية والمخطوطات النادرة إلى الحفظ أكثر من الروايات والمنشورات الأخرى. لذا يفضل PDF/A على PDF لإمكانية حفظ التراث الثقافي بشكل أفضل.

الجزء 4. ما هي أنواع PDF/A المختلفة؟

هناك أنواع فرعية مختلفة من PDF/A. قد يبدو الموضوع محيرًا، خصوصًا إذا لم تكن تعرف ما هي تلك الأنواع. لكن في الواقع ليس معقدًا كما يبدو. اقرأ هذا لتعرف كل نوع وما هو الغرض منه.

PDF/A-1a

يتطلب هذا النوع أن يكون محتوى المستند قابلاً للوصول بصريًا ونصيًا. يجب تمييز جميع العناصر، بما في ذلك النصوص والصور والبيانات الوصفية، لأغراض إمكانية الوصول. PDF/A-1a مناسب للمستندات التي تتطلب مستوى عالٍ من الوصول مثل المستندات الحكومية.

PDF/A-1b

يضمن PDF/A-1b الحفاظ على المظهر البصري للمستند. لكن لا يتطلب إتاحة النص للبحث. غالبًا ما يستخدم لأرشفة المستندات النصية البسيطة والصور الممسوحة ضوئيًا.

PDF/A-2

يتوفر PDF/A-2 في ثلاثة أنواع: PDF/A-2a، PDF/A-2b، وPDF/A-2u. وهو يبني على PDF/A-1 لكن يتيح استخدام ميزات أكثر تقدمًا مثل الشفافية والطبقات والملفات المدمجة.

PDF/A-3

PDF/A-3 هو الأكثر تقدمًا من بين الأنواع الثلاثة. يسمح بدمج أي نوع من الملفات داخل ملف PDF/A، مما يجعله أكثر مرونة بخصوص الوسائط المتعددة. يسمح PDF/A-3 بدمج ملفات غير PDF/A مثل XML أو جداول البيانات أو الملفات الصوتية/الفيديو. كل ذلك مع الالتزام بمتطلبات PDF/A الأساسية.

الجزء 5. كيفية إنشاء ملف PDF أو PDF/A في PDFelement

للتعامل مع ملفات PDF وPDF/A، أنت بحاجة إلى محرر PDF. Wondershare PDFelement هو خيار يجب أن تجربه بالفعل. إنه حل PDF متكامل متوفر على ويندوز وماك وحتى الأجهزة المحمولة! البرنامج غني بالميزات وكل ما تدفعه عليه مستحق عن جدارة.

تتيح لك Wondershare بسهولة إنشاء وتحرير ملفات PDF من خلال مجموعة واسعة من ميزات التعديل وواجهة سهلة الاستخدام. كما يحتوي على وظائف أخرى مثل التعليقات التوضيحية والتحويل والضغط.

إليك طريقة إنشاء PDF/A باستخدام هذا البرنامج:

تجربة مجانية تجربة مجانية

آمن ومضمون

1. شغّل Wondershare PDFelement.
2. انقر على إنشاء PDF واختر الطريقة المراد استخدامها. يمكنك إنشاء ملف PDF فارغ، أو إنشاؤه باستخدام قالب، أو عبر تحويل ملف. أو يمكنك فتح ملف PDF آخر تريد تحويله إلى PDF/A.

3. عدل المستند حسب الحاجة.
4. إذا رغبت بحفظ المستند كملف PDF، انقر على حفظ في الزاوية العلوية اليسرى. أما إذا أردت حفظه كملف PDF/A، أكمل للخطوة 5.
5. انقر على تحويل في شريط الأدوات العلوي.
6. انقر على إلى PDF/A. يمكنك حفظ التغييرات التي أجريتها على المستند قبل حفظه كملف PDF/A.

7. في نافذة "تحويل"، انقر على موافق. وهذا كل شيء!

الخلاصة

لتلخيص ما سبق، PDF و PDF/A متشابهان في الأساس، إلا أنهما يخدمان أغراضًا مختلفة. PDF يستخدم أساسًا للمستندات المراد توزيعها أو مشاركتها مثل الكتب الإلكترونية والتقارير والعروض. بينما PDF/A للمستندات الواجب الحفاظ عليها لفترة طويلة مثل الوثائق التاريخية والحكومية والقانونية.

إذا كنت بحاجة إلى أداة لإنشاء PDF أو ملف PDF/A، عليك تجربة Wondershare PDFelement. فهو موثوق وسهل الاستخدام جدًا. والأفضل أنه يوفر تجربة مجانية تتيح لك اختبار جميع الميزات المتقدمة فيه.