يؤدي اليوم ملايين الأشخاص مهام مناصبهم الوظيفية عن طريق العمل من المنزل، ويعد هذا الأمر تغييراً إيجابياً للغاية للبعض، فهو يتيح لهم قضاء المزيد من الوقت بالقرب من العائلة أو في المنزل ببساطة، بينما للبعض الآخر، يبدو العمل عن بعد غير فعال وغير آمن. لنفهم الجانب الآخر، من الضروري أن نعرف أصل ترتيب العمل عن بعد. ما الأمور التي تغيرت؟ ولماذا يعد العمل عن بعد مهماً للغاية اليوم؟
في هذه المقالة
الجزء 1. أهمية تأمين المستندات للعمل عن بعد
عندما خضع الوصول إلى التكنولوجيا إلى مبادئ الديموقراطية، شرعت عدة شركات بوضع العمل عن بعد بحسبانها بصفته خيار فعال، بما أنه لم يعد يمثل تكلفة إدارية مرتفعة. ومع ذلك، كانت فيه بعض المشكلات التي احتاجت إلى الحل. اعتُقِد أن العمل عن بعد يقلل من التفاعل الاجتماعي بين العاملين، ويقلل من معنوياتهم، ويصعب التعاون، ويضع معلومات الشركة في خطر.
من الضروري الآن الالتزام بإجراءات التباعد الاجتماعي، فسارعت الشركات لحل مشكلات التفاعل الاجتماعي والتعاون. في يومنا هذا، تستثمر الشركات الكثير من الأموال والجهود في تحسين إدارتها للعمل عن بعد وتدريب موظفيها. ومع ذلك، أحد دواعي القلق الرئيسية التي تمتلكها الشركات والعاملين فيها يتمثل في منع الكشف عن المعلومات التي يعملون باستخدامها.
لا يعد خرق البيانات مزحة، فوفقاً للبيانات التي قدمتها إحدى أهم شركات الأمن الإلكتروني في الولايات المتحدة، تبلغ التكلفة الوسطية لخرق البيانات في الشركات عالمياً 3.86 مليون دولار. لحسن الحظ، توجد اليوم أدوات لإدارة الملفات تعتمد على التشفير للحفاظ على أمن المعلومات.
Wondershare PDFelement
بسِّط طريقة تفاعل الأشخاص وتواصلهم باستخدام مستندات PDF عن طريق أدوات PDF البديهية ورفيعة الجودة.
الجزء 2. كيفية تأمين مستندات العملاء أثناء العمل عن بعد
عند العمل عن بعد، ستحتاج إلى إرسال المعلومات واستقبالها عبر الإنترنت. وتكمن مشكلة الإنترنت للعاملين عن بعد في عدم امتلاكهم ذات البنية التحتية الأمنية الموجودة في مكاتب الشركات. ولهذا السبب، يجب أن يتخذ كل عامل عن بعد إجراءات احترازية لمنع وقوع معلومات الشركة في الأيدي الخاطئة.
هجمات البرامج الخبيثة: تعد البرمجيات الخبيثة أساساً برامج تُرفع إلى الشبكة بقصد، وذلك لتحميلها من خلال الخداع. يمكن لهذه البرامج سرقة كافة أنواع المعلومات في الخلفية دون علم المستخدم. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن تعرف أن البرمجيات الخبيثة المعتمدة على علم الفيروسات المشفرة تكون مصممة خصيصاً لتحجب قدرتك على الوصول إلى المعلومات إلا بعد دفع فدية. تعرف هذه البرمجيات باسم فيروسات الفدية (Ransomware)، ووفقاً للبيانات التي قدمتها شركات الأمن الإلكتروني في الولايات المتحدة، كل 11 ثانية، ستقع منظمة جديدة ضحية لفيروسات الفدية بحلول عام 2022.
اصطياد كلمات المرور (Phishing): يتألف اصطياد كلمات المرور من أساليب الهندسة الاجتماعية التي تخدع الأشخاص لتقديم المعلومات الشخصية طوعاً، مثل كلمات المرور للوصول إلى مواقع التواصل الاجتماعي، أو خدمات التخزين السحابي، أو برامج الشركات. عموماً، يجري هذا النوع من الحيل من خلال البريد الإلكتروني، والمنتديات، وشبكات التواصل الاجتماعي. لاحظ أن المستخدمين المستهدفين يفتحون ما يصل إلى 30% من رسائل الاصطياد، وينقر 12% من هؤلاء المستخدمين على المرفقات أو الروابط الخبيثة.
الطريقة 1. حجب المعلومات
مع أنه أمرٌ يصعب تصديقه، فعليك أن تبدأ باتخاذ الإجراءات الأمنية قبل أن تشارك ملفاتك بفترة طويلة. عليك اتباع سلسلة من النصائح منذ بداية كتابتك للمعلومات.
استخدام تكنولوجيا PDF
تشتهر تكنولوجيا PDF بضمان قدرة عرض المستندات بدقة في أي جهاز، لكنها ليست الأفضلية الوحيدة التي تقدمها هذه التكنولوجيا. توجد برامج لإدارة ملفات PDF مثل PDFelement، والتي تتيح استخدام أنظمة التشفير الأمنية. باستخدام هذه البرامج، تستطيع حفظ مسودات مستنداتك مع امتلاك الثقة الكاملة بعدم فك تشفيرها في حال وقوعها بين الأيدي الخاطئة.
حدِّث البرامج
من المعتاد أن تمتلك البرامج بعض الثغرات، ولا يمكن للشركات تطوير التحديثات لتصحيح المشكلات حتى يكتشفها أحدهم ويبلغ عنها. تأكد من تحديث نظام التشغيل والبرامج التي تعمل باستخدامها، إذ يمكن لهذا الأمر منع الكشف عن المعلومات التي تعمل باستخدامها.
اعمل باستخدام الصفحات الآمنة فقط
إذا كنت تريد تصفح الإنترنت في أي وقت، احرص على زيارة المواقع التي تمتلك شهادة SSL فقط، إذ تضمن هذه المواقع تشفير حركة مرور البيانات. ما عليك سوى التأكد من امتلاك عنوان URL الذي تزوره بادئة HTTPS، وليس HTTP.
احمِ تصفحك للإنترنت باستخدام برنامج VPN
تصلك برامج VPN (الشبكة الافتراضية الخاصة) بشبكة تعمل بصفتها عامل تصفية بين حاسوبك وشركة تزويد خدمة الشبكة التي تستخدمها. باختصار، ستستخدم برنامجاً وسيطاً لحماية هويتك، وموقعك، وستستفيد من شبكة معدة خصيصاً لتكون آمنة في الوقت ذاته. ستنتقل معلوماتك وهي مشفرة، فحتى عندما يتمكن مجرمو الإنترنت من التقاطها، لن يتمكنوا من فك تشفيرها.
PDFelement-برنامج تعديل PDF بسيط ورفيع الجودة
ابدأ بأسهل طريقة لإدارة ملفات PDF باستخدام PDFelement!
الطريقة 2. تشفير المستندات
يتألف تشفير البيانات من معاملة الملف بصفته مجموعة من البتات، وأخذ قسم من هذه البتات مع كلمة مرور يختارها المستخدم لتكون مرجعاً في خوارزمية تستطيع تمثيل وضع المستند الحالي. توضع باقي البتات في ترتيب عشوائي لتوليد الفوضى، ويُستخدم قسم البتات الصغير مع كلمة المرور التي حددها المستخدم لحل الخوارزمية التي تستطيع إعادة كافة البتات إلى مكانها الأصلي.
اعتماداً على عدد القيم المستخدمة لتوليد مفتاح التشفير، يمكن أن نعده أكثر أو أقل أماناً، لكن من الضروري أن ننوه إلى ضرورة استخدام قسم بتألف من 128 بت فقط. سيستغرق المجرمون آلاف السنين لحل الخوارزمية من خلال التجربة والخطأ (هجمات القوة الغاشمة). ولحسن الحظ، وباستخدام أداة مثل PDFelement، تستطيع حماية مستنداتك باستخدام هذه التكنولوجيا.
ما عليك سوى فتح المستند باستخدام PDFelement، والنقر على قسم "Protect"، وتحديد مربع "Open Password"، ثم إدخال كلمة مرور، ثم تحديد درجة التشفير، والنقر على "Save".
الطريقة 3. استخدم الوصول إلى المستندات
لا يعد تقييد الأذون أمراً جديداً، إذ يتيح لك نظام Windows تحديد اذون القراءة والكتابة. وعند العمل باستخدام المستندات النصية، من المتوقع أن تريد لبعض الأشخاص الكتابة في المستند وإجراء التغييرات فيه. باستخدام PDFelement، ستتمكن من حل هذه المشكلة بسرعة. يتيح لك هذا البرنامج تحديد الأذون المحددة ليتمكن أشخاص محددون من قراءة المستند وتعديله.
إذا كانت هذه حالتك، تستطيع تحديد مربع "Permission Password" لتضع أذوناً محددة، وعند الانتهاء، اختر درجة تشفير وانقر على "Save".
كلمات ختامية
أصبح العمل عن بعد ضرورة حالياً، إذ تبذل عدة شركات ما بوسعها لتجاري العمل مع ضمان أمن المعلومات وعمالها من خلال العمل عن بعد. تحاول عدة تنظيمات للإجرام الإلكتروني استغلال هذا الأمر، ولهذا السبب، نحن بحاجةٍ إلى اتخاذ الإجراءات الاحترازية المتعلقة بإدارة المعلومات أكثر من أي وقتٍ مضى. PDFelement أداة واضحة الاستخدام، وتستطيع باستخدامها ضمان أمان المعلومات التي تعمل باستخدامها في كافة الأوقات.