مع مرور الوقت، بدأنا بتبني التكنولوجيا في ثقافتنا، وبوتيرة متزايدة، بدأت الأدوات الرقمية بالظهور لتساعدنا في أداء كافة أنواع المهام بطريقة أكثر فورية، واستجابة، وأمناً، وتخصيصاً. تعد PDF إحدى التقنيات التي ساعدتنا إلى أقصى حد في تطور الخدمات، وسأشرح كيف كان ذلك في الأسفل.
في هذه المقالة
الجزء 1. لماذا نختار ملفات PDF للمستندات الحكومية الرقمية؟
لا شك في أن تكنولوجيا PDF كانت وما زالت من أعلى الأدوات قيمةً لتقديم الخدمات الآلية، وخاصةً الخدمات الحكومية. تتبع الخدمات الحكومية بروتوكولات دقيقة للغاية، وذلك لأنها يجب أن تضمن قدرة كافة المواطنين على الوصول إليها. ولهذا السبب، من المهم الحفاظ على سجل يتيح مراقبة الحالة الخاصة لكل فرد. من المعقد أداء هذه المهمة، لكن أصبح بوسعنا تحقيقها بفضل إصدار المستندات التي تتيح التعرف على المواطنين، وعلى الخدمات الحكومية التي يستطيعون الوصول إليها.
تضمن تكنولوجيا PDF امتلاك أي شخص نسخة رقمية غير قابلة للتزوير من مستنداته الورقية، مما يتماشى مع تطور تقديم الخدمات الحكومية الآلية. في يومنا هذا، قدمت الخدمات الآلية فوائد جمة، محدثةً في ذلك ثورة في كيفية إدارة الخدمات الحكومية. سأناقش أدناه هذه الأفضليات بالتفصيل.
1. تخلصت من الحاجة إلى الطباعة
قللت الموارد الرقمية من استخدام الورق والحبر لمدة عقودٍ من الزمن، إذ يقدم استخدام المستندات الرقمية تجربة قراءة تضاهي تلك التي تقدمها الوسائط التقليدية أو تتفوق عليها حتى. يستطيع أي شخص حالياً، يمتلك جهازاً عرض المستند بدقة، وخاصةً إذا ما كان المستند بصيغة PDF. صمِّمت هذه الصيغة لضمان تقديم تجربة قراءة دقيقة، ومريحة، وعملية.
2. التقليل من أخطاء تدفق العمل
إن التكنولوجيا في تطور مستمر، وتركز على مساعدة الجهود البشرية. تساعد الأدوات الرقمية التي نمتلكها اليوم المستخدمين لضمان عدم وقوعهم في الأخطاء، مما يتيح للأشخاص التركيز على المهام الأخرى في ذات الوقت، ويزيد من إنتاجيتهم بدرجة كبيرة. لا نستثني صيغة PDF من هذا الأمر. فمن الممكن تقييد أذون القراءة أو الكتابة في أقسام محددة من المستند، مما يقلل من احتمال الوقوع في الأخطاء إلى الصفر عملياً.
3. تقديم التواقيع الإلكترونية والرقمية
كما نعرف جميعنا، يجب أن تضمن الخدمات الحكومية شرعية أعمالها. ولهذا السبب، عليك إثبات هويتك لتوقيع أي مستند متعلق بالحصول على الخدمات الحكومية.
وحتى وقتٍ قريب، لم توافق الجهات الحكومية على استخدام الوسائط الرقمية لإدارة خدماتها. ومع ذلك، تغير هذا الأمر عندما ظهرت التقنيات الحديثة التي جعلت ضمان شرعية هوية الشخص أمراً ممكناً، وذلك من خلال أنظمة الأمن المشفرة. تمتلك مستندات PDF خاصية مميزة للغاية، إذ ستتمكن باستخدام البرامج المتخصصة بإدارة مستندات PDF من إتاحة إضافة التواقيع الرقمية والإلكترونية. تستطيع إنشاء توقيع باستخدام PDFelement.
4. الحفاظ على الالتزام
كما ذكرت سابقاً، تتيح لك مستندات PDF وضع الأذون للكتابة والقراءة لأقسام محددة فيها. يعني هذا الأمر أن هذه المستندات لن تكون قابلة للتزوير عملياً، ولن تتردى جودتها مع مرور الزمن، مما يتيح لك التعامل مع هذه المستندات بصفتها مرجعاً دقيقاً لشروط أي خدمة وأحكامها.
5. تحسين الأمن باستخدام كلمات المرور
عند الحفاظ على نسخ رقمية من المستندات القانونية، يكون وقوعها بين الأيدي الخاطئة احد أكبر دواعي القلق عند أي أحد. لكن لن يشكل هذا الأمر مشكلة. فباستخدام البرامج المتخصصة مثل PDFelement، من الممكن تخصيص كلمات المرور لحماية المستندات التي قد تحتوي على معلومات حساسة.
6. التخفيف من عبء الالتزام ومخاطر الأعمال
يخفف استخدام المستندات بالصيغ الرقمية مثل PDF من التكاليف لأنه يستبدل الحبر، والورق، والطابعات. بالإضافة إلى ذلك، من السهل إنشاء نسخة احتياطية لتقليص الوقت والتكلفة لعدة عمليات إدارية. فبالعمل باستخدام البرامج، ستكون هي المسؤولة عن مساعدة المستخدمين في عدم الوقوع في أي خطأ، كما تسهِّل نقل المستندات بأمان.
7. زيادة رضا العملاء
يهدف تطبيق التكنولوجيا الحديثة إلى زيادة الكفاءة التشغيلية، وتقليل التكاليف، وتقديم خدمة أفضل للعملاء. من الممكن أن تتيح للعملاء المضي بمعظم إجراءاتهم من المنزل باستخدام المنصات عبر الإنترنت، والمستندات الرقمية، والأجهزة الذكية.
8. تحسين التجاوب مع العملاء
بفضل الفورية التي تقدمها الأدوات الرقمية، من الممكن تقديم الخدمات الآلية دون أوقات الانتظار، ومن أي مكان، وبنتائج فورية. لهذه الأسباب، أصبح العمل باستخدام الأدوات والمستندات الرقمية مثل ملفات PDF المعيار في يومنا هذا.
Wondershare PDFelement
بسِّط طريقة تفاعل الأشخاص وتواصلهم باستخدام مستندات PDF عن طريق أدوات PDF البديهية ورفيعة الجودة.
الجزء 2. كيف تخدم تكنولوجيا PDF القطاع العام؟
أحد أهم دواعي القلق المتعلقة بتحويل الخدمات العامة إلى خدمات آلية يكمن في أنه عند غياب إشراف شخص واحد، قد يرتكب أحدهم خطأ أو قد يحاول استغلال الموقف. ومع ذلك، تحل الجهات الحكومية والعامة هذه المشكلة باستخدام صيغة PDF نظراً لجودتها، وأمنها، وميزات التوافق والتداخل في العمل التي تقدمها. سأتحدث الآن عن خصائص الخدمات التي تعمل باستخدام تكنولوجيا PDF في القطاع العام.
1. تفاعل المواطنين وتجاربهم
تستهلك المهام اليومية الكثير من الوقت، ولا يمكن تأجيل معظم هذه المهام أو تخطيها، لذا لا عجب في قلق الأشخاص بخصوص الوقت بالدرجة الأولى. في يومنا هذا، يمتلك الجميع تقريباً جهازاً ذكياً، فستكون الخدمات الحكومية الآلية أفضل خيار، فهي توفر الوقت، وسهلة الاستخدام، وآمنة، وتقلل من التكاليف، ويمكن للعملاء طلب الاهتمام الخاص في أي وقتٍ عند الحاجة.
2. إلحاق الموظفين بالعمل عن بعد
فيما يتعلق بالمنظمات الحكومية والعامة، يعد امتلاك التكنولوجيا بصفتها أداة العمل الرئيسية أفضلية لوجستية كبيرة، مما يتيح لها العمل من مختلف الأماكن. يعني هذا الأمر أنه بصفتك عميل، ستتمكن من الحصول على الدعم الاحترافي والمتخصص في أي وقت ودون أي عائق.
3. إدارة السجلات
فيما مضى، كانت الطريقة الوحيدة للاحتفاظ بالسجلات إبقاء نسخ منها في خزائن الملفات، فكان تخزين المستندات، وتنظيمها، ونسخها احتياطياً، والبحث عنها مهمة معقدة للغاية. كان يجب على اختصاصي الأرشفة إدارة هذه السجلات عن طريق تنظيمها وفقاً للتاريخ، أو بالترتيب الأبجدي. في وقتنا الحالي، يمكن أداء هذه المهام بفعالية بغضون ثوانٍ فقط باستخدام البرامج.
4. السلامة العامة والعدالة
نظراً للتعقيد المنهجي للعدالة، قد تستغرق المحاكمات وقتاً طويلاً لإنهائها، ولا يرجع سبب هذا الأمر إلى الصعوبات القانونية في التوصل إلى نتيجة فقط. تستغرق هذه العمليات وقتاً طويلاً غالباً بسبب التعقيدات اللوجستية في إبقاء الجميع في ذات المكان دون حرمانهم من حريتهم. لهذا السبب، يختار عدد متزايد من الأشخاص استبدال المحاكمات الاعتيادية بعمليات رقمية آلية عن بعد.
5. الصحة والخدمات الإنسانية
نمتلك اليوم خدمات التخزين السحابي التي تتيح لك تخزين المستندات الرقمي والتخلص منها من أي مكان، ومن ضمنها السجلات الطبية، والهويات الشخصية، وسياسات التأمين. شكلت هذه الأمور تغيراً إيجابياً للغاية، وباستخدام الأدوات الرقمية، أصبحت الإجراءات الإدارية الضرورية لتقديم العناية والخدمات للأشخاص أسهل بكثير.
Wondershare PDFelement
بسِّط طريقة تفاعل الأشخاص وتواصلهم باستخدام مستندات PDF عن طريق أدوات PDF البديهية ورفيعة الجودة.
كلمات ختامية
حل الابتكار التكنولوجي المشكلات اليومية منذ الأزل، ونعيش اليوم في العصر الرقمي. تزداد شهرة استبدال طرق العمل وأدواته ببدائل رقمية، وتشكل صيغة PDF مثالاً واضحاً على إحداث هذه البدائل ثورة في بروتوكولات إدارة الخدمات الحكومية والعامة من خلال التكنولوجيا. لن تحتاج سوى جهازاً ذكياً، وبرنامجاً لإدارة ملفات PDF مثل PDFelement لإجراء هذه المهام بأكملها بغضون ثوانٍ.