كيفية أرشفة سجلات المدرسة وتحسين الوصول إلى البيانات

تعد السجلات المدرسية من المستندات المهمة والحاسمة بالنسبة للمجتمع التعليمي بأكمله لأنها يمكن أن تحتوي على معلومات عن جميع الوكلاء الموجودين في المدرسة، بالإضافة إلى البيانات المتعلقة بالممتلكات والشركة التي تقدم الخدمة الأكاديمية.

تمثل هذه أداة مفصلة للغاية وشاملة لتخزين البيانات الضرورية، والتي قد توفر عليك الكثير من وقت الاستشارات التي يمكنك عن طريقها حل الشكوك أو تأكيد البيانات أو مشاركة المعلومات المهمة أو الرجوع إلى المحتوى الذي يهم أي شخص. بالإضافة إلى ذلك، تبقى السجلات المدرسية لسنوات عديدة، لذلك قد تتواجد ملفات عمرها عدة سنوات.

قد تتضمن السجلات المدرسية أرقام هواتف ومعلومات عن كل طالب والوالدين والمعلمين وخطط أكاديمية وبطاقات تقارير ورسومات تخطيطية للممتلكات وخطط إخلاء وخطط أمان وسجل شراء وقائمة بالمواد ووثائق قانونية من بين عناصر أخرى كثيرة، لذلك يمكن القول أنه من الضروري الحفاظ عليها في مكان آمن أو حمايتهم إذا كانوا في وسائط رقمية.

وعلى الرغم من أهمية جميع العناصر التي تتكون منها السجلات المدرسية، فإن سجلات الطلاب هي الأكثر شيوعاً وتحتوي على معلومات شخصية وأكاديمية حول كل طالب يمثل جزءاً من المؤسسة التعليمية. لذلك من الضروري إبقائها خالية من الأخطاء ومنظمة جيداً وآمنة للغاية لأن يمكن أن يؤدي تسرب للمعلومات إلى مشكلات خطيرة. وإذا كنت تفكر في كيفية تحسين إدارة وتأمين هذه المستندات المهمة، فستتعلم كيفية تنفيذ ذلك.

كيفية تحسين إدارة سجلات الطلاب

لتحسين إدارة سجلات الطلاب في المدرسة أو المعهد الذي تتواجد فيه، فأول خطوة يجب عليك فعلها هي تثبيت PDFelement، وهو برنامج احترافي يعمل على مستندات PDF. إحدى أهم الميزات التي يتمتع بها هذا البرنامج أنه يحتوي على عدد هائل من الأدوات التي ستساعدك على تخصيص المحتوى كما يحلو لك، بالإضافة إلى إدارة مستنداتك بسهولة أكبر.

طُور PDFelement بواسطة Wondershare، مما يعني أنه متوافق تماماً مع Wondershare Document Cloud بحيث يمكنك الوصول إلى بيانات سجلات المدرسة بنقرة واحدة.

بعد أن تعرفت الآن عموماً على التطبيق PDFelement الرائع، سنشارك العديد من الإجراءات التي ستساعدك على تحسين إدارة سجلات الطلاب من مناطق مختلفة بحيث تكون المعلومات منظمة بشكل جيد وآمنة.

1. التحويل إلى PDF / A:

ذكرنا في البداية أن السجلات المدرسية قد تحتوي على معلومات منذ سنوات عديدة، بما في ذلك سجلات الطلاب. وبالمثل، يجب أن تعلم أنه سُتخزن العديد من الملفات في الحاضر والمستقبل، لذلك من المهم أن يكون لديك مستندات بتنسيق يضمن توافقها مع أي ملف PDF في المستقبل.

بفضل تنسيق PDF/A، لا داعي للقلق بعد الآن لأنه سيحفظ النقاط الأساسية لمستند PDF لكن بملفات محددة تحتوي فقط على العناصر الأساسية لملف PDF مع استبعاد عناصر التطبيقات. باختصار، يعد PDF تنسيقاً يحفظ النقاط "الضرورية "على مرور السنين وستكون قادراً على فتحها دائماً. وإذا كان لديك سجلات طلاب بتنسيق PDF، فإن تحويلها إلى PDF/A ستكون فكرة جيدة. يمكنك استخدام PDFelement لتحويل مستندات PDF إلى PDF/A وسنوضح لك أدناه طريقتين لفعل ذلك. إليك الطريقة الأولى:

يوجد بديل آخر لتحويل مستند PDF إلى PDF / A، سنوضح ذلك في الأسفل.

2. تقليل حجم المستند

قد تكون سجلات الطلاب لديك كبيرة الحجم، لاسيما إذا كانت ملفات ممسوحة ضوئياً، مما قد تستغرق وقتاً لفتحها وإبطاء عملية التعديل. لا تقلق، سيساعدك برنامج PDFelement على تقليل حجم الملف بسرعة وفي بضع خطوات بسيطة. اتبع الخطوات التالية:

يوجد بديل آخر لضغط المستند عن طريق قص الأقسام عبر أداة الاقتصاص. كل ما عليك فعله هو النقر فوق علامة التبويب "Page" ثم اختيار "Page Box". ستظهر نافذة منبثقة بحيث عليكَ تحديد الهوامش لاقتصاص العناصر وتغيير حجم الصفحة، وسيؤدي هذا الإجراء إلى تقليل حجم ملفك.

3. مسح سجل المدرسة ضوئياً

إذا لم تكن سجلاتك المدرسية بصيغة PDF، فما الذي تنتظره؟ يمكنك الحصول عليها في متناول اليد وتنظيمها دون تخزين كميات كبيرة من الورق. ولإجراء مسح ضوئي، سيساعدك PDFelement على فعل ذلك بسهولة، اتبع الخطوات التالية:

4. ضمان أمان الملفات

تذكر أن السجلات المدرسية تحتوي على معلومات مهمة للغاية، ومعظمها تحتوي على بيانات سرية لا يمكن لأحد الوصول إليها. يمكن لبرنامج PDFelement ضمان أمان مستنداتك عبر تشفيرها بكلمة المرور، وسنعلمك كيف تفعل ذلك.

5. إضافة البيانات الوصفية وإزالتها وتعديلها

إذا كنتَ تريد إضافة بيانات أو إزالتها أو تعديلها من سجلات المدرسة، فستحب PDFelement بفضل جميع الأدوات الموجودة فيه. وستمنحك كل أداة فرصة لتخصيص ملفك بالطريقة التي تريدها بسهولة. سنشرح بعد ذلك ما يمكنه فعله لتعديل المعلومات في مستندات PDF.

إذا كنت تريد تعديل البيانات في سجلاتك المدرسية بصيغة PDF، يمكنك تنفيذ ذلك باستخدام الأدوات الموجودة في قائمة "Edit". سيسمح لك PDFelement بتعديل النصوص وإضافة الصور ومشاركة الروابط وتعيين الخلفية وكتابة رأس الصفحة وتذبيلاتها من بين العديد من البدائل الأخرى.

توجد خصائص يمكنك باستخدامها إضافة تعليقات وطوابع وإشارات مرجعية وتوقيعات إلكترونية حتى لا تنتهي صلاحية مستنداتك.

6. وصول سريع من أي مكان عبر السحابة

هذه ميزة أخرى رائعة يقدمها PDFelement، وهي إمكانية مشاركة مستندات PDF بسهولة كبيرة ورفعها على السحابة. ومن بين الخيارات الموجودة في خدمات التخزين، يعد Wondershare Document Cloud أفضل خيار في PDFelement لوجود توافق كامل. ستتمكن من تعديل ملفاتك وتخصيصها عبر الإنترنت باستخدام جميع الأدوات الموجودة، بالإضافة إلى أنك لن تواجه مشكلات بسبب عدم التوافق أو أخطاء القراءة. لمشاركة مستنداتك مع Wondershare Cloud، ما عليك سوى اتباع الخطوات في الأسفل.

افتح المستند وانقر على "File" في الجزء العلوي الأيسر من شاشتك. ومن القائمة المنسدلة، اضغط على "مشاركة" ثم "Wondershare Cloud". سيكون هذا كافياً ليكون الملف في السحابة ويمكنك فتحه من أي مكان ببضع نقرات بسيطة.

كلمات ختامية

تحتوي سجلات المدرسة والطلاب على مستندات مهمة يجب تنظيمها وحمايتها بأقصى قدر ممكن من الأمان. تتمتع حقيقة استضافتها رقمياً بميزة كبيرة، لكن هذا لا يكفي. وإذا كنت تستخدم برنامجاً مثل PDFelement، فيمكنك ضمان مشاركة ملفاتك مع خدمة تخزين مذهلة مثل Wondershare Cloud، بالإضافة إلى أنك ستملك العديد من الأدوات للتعديل أو إجراء التصحيحات أو أي شيء ضروري للتخصيص المستندات.