طريقة توقيع ملف PDF رقمي في مكتب تحرير الصحف والمجلات

يُعَّد التوقيع الرقمي في ملف PDF بصمة قانونية في ملف إلكتروني يُثبت هوية الموَقع وصحة المستند، حيث تُستَخدم ملفات PDF عادةً في مكتب التحرير بصفتها توثيق قانوني، وبذلك تصبح مصادقة الهوية عاملاً أساسياً في عملية سير العمل، وهذا ما ينطبق في مكتب الصحف العلمية والتقنية وغيرها من أنواع مكاتب تحرير الصحف والمجلات التي يستحوذ التحقق من صحة أي معلومات موثقة على أهمية كبيرة فيها.

الجزء 1. طريقة توثيق مستندات إلكترونية

تتطلب أنواع عِدَّة من المستندات مثل عمليات نقل حقوق النشر وإشعارات التوظيف وإشعارات رسوم التخطيط وغيرها التحقق من موثوقية محتوى المستند قانونياً بواسطة توقيع أو ختم، ويُعَّد التحقق من صحة هوية المُوَقع أمراً مُهماً، ولتوقيع ملف PDF الرقمي هدفان أساسيان وهما:

1. التحقق من إصدار المؤلف أو قسم التحرير للمُستند.

يهدف توقيع PDF الرقمي إلى التحقق من إصدار المؤلف أو قسم التحرير المعني لمُستند، فهو يُبَرهن مصدر المعلومات لأغراضٍ قانونية مثل ملكية حقوق النشر والاعتراف الرسمي بالعمل وما إلى ذلك.

2. التأكد من عدم إجراء أي تعديل على الملف في أثناء عمليات الإرسال عبر الشبكة.

لتوقيع ملف PDF الرقمي هدف آخر يكمن في التأكد من عدم تنفيذ تعديلات غير مُصرح بها على الملف في أثناء عملية نقله، حيث يُمكِن أن يعترض آخرون المستندات أو تصبح بحوزة أشخاصٍ لا علاقة لهم بها، وهذا ما يُشَكل جزءاً مهماً في عملية التحقق.

تجربة مجانية تجربة مجانية

آمن ومضمون

الجزء 2. ملخص عام حول التواقيع الرقمية

يدور تساؤل حول كيفية تحقيق التواقيع الرقمية معايير المُصادقة، ولمعرفة إجابته من الضروري الإطلاع على ماهية التوقيع الرقمي وكيفية إجراء مصادقة بواسطته، لذا لنلقي نظرة على هذين الجانبين.

1. تعريف التوقيع الرقمي

يتشابه التوقيع الرقمي مع التوقيع المكتوب باليد لكن أهميته كبيرة فيما يتعلق بالأمان، فهو يتشكل من مفتاح خاص ومفتاح عام يُنشأ بواسطة خوارزمية المفتاح العام، ويرتبط هذين المفتاحين ببعضهما مثلما يتطابق القفل والمفتاح مع بعضهما البعض، ويمكن التحقق من مصدر المُستَنَد وحالته وهوية المؤلف عن طريق تأكيد هذا التطابق، أيّ أنه في حال موثوقية مصدر المُستَنَد، فسيتطابق المفتاحان العام والخاص.

2. أساس المُصادقة

يتيح المفتاح الخاص لمؤلف المُستند بالتحقق من هويتهم ومصدر معلومات المُستند، حيث تجري مُصادقة المستند عند يتطابق المفتاح العام الذي يمكن لمستلم المستند الوصول إليه مع المفتاح الخاص، وبالتأكيد أن العملية بأكملها تعتمد على بقاء المفتاح الخاص مع صاحب التوقيع الرقمي حصراً، في حال حدوث ما هو عكس ذلك، فلا يوجد ما يضمن أن يكون المستند أصلياً، ويعود الأمر إلى إمكانية أي شخص يصل إلى المفتاح الخاص أن يُنشأ توقيع رقمي لصاحب المستند.

لمعرفة المزيد حول ما يجمع القفل والمفتاح، فإن المفتاح الخاص يشير إلى القفل، في حين أن المفتاح العام يشير إلى المفتاح الذي يفتح القفل، مما يعني أن وصول أشخاص غير مؤهل لهم إلى المفتاح الخاص يعطيهم القدرة على إنشاء قفل آخر يمكن فتحه بواسطة المفتاح العام، الأمر الذي يُظهَر مصادقة المالك الحقيقي بصورةٍ غير صحيحة للمفتاح الخاص على المستند وهو ما لم يحدث بالفعل.

تتمثل إحدى الطرائق المعتمدة لحماية المستند في التأمين غير المتماثل، إضافةً إلى:

• رموز المرور وأرقام التعريف الشخصية وكلمات المرور
• التحقق من صحة TSP
• التحقق من صحة المرجع المصدق "CA"
• اختبار التكرار الدوري (CRC)
• اختبار تدقيق المجموع (Checksum)

الجزء 3. طريقة توقيع ملف PDF

يمكن إنشاء تواقيع ملفات PDF رقمية عن طريق أي برنامج تحرير ملفات PDF مؤهل مثل Wondershare PDFelement أو Adobe Acrobat، اللذان يصممان تواقيع إلكترونية مختلفة عن التواقيع الرقمية، لكنها سارية الصلاحية قانونياً، حيث سنتعرف في هذا المقال حول طريقة إنشاء توقيع رقمي وتطبيقه في مستند PDF بواسطة برنامج Wondershare PDFelement.

تجربة مجانية تجربة مجانية

آمن ومضمون

• 1. ينبغي تشغيل برنامج PDFelement والنقر على خيار الفتح "Open" الظاهر في الصفحة الرئيسية لاستيراد الملف وتوقيعه.

• 2. سيعمل شريط الأدوات على عرض عِدَّة أدوات تعليق توضيحي، حيث ينبغي الإشارة بواسطة الماوس على الخيار الأخير، وتحديد إنشاء توقيع "Create Signature" في القائمة المنسدلة.

• 3. يمكن رسم التوقيع في النافذة الجديدة بواسطة الماوس أو استخدام ميزة توقيع لوح التتبع الحديثة.
• 4. ينبغي بعد إنشاء التوقيع النقر على المكان المطلوب عرض التوقيع فيه ضمن المستند.
• 5. يمكن تعديل حجم التوقيع بواسطة مقابض جوانب المربع، أو بإشارة الماوس عليه والنقر لسحبه إلى موقع آخر ضمن الملف.

يمكن الآن حفظ الملف وتأمينه بواسطة كلمة مرور لتحقيق حماية إضافية، وبذلك سيعمل التوقيع على التحقق من صحة المستخدم بصفته صاحب المعلومات المُدرَجة في المستند.

الجزء 4. رؤية مستقبلية للتواقيع الرقمية

تُعَّد التواقيع الرقمية قيد الاستخدام في مجالات وقطاعات عِدَّة على نطاقٍ واسع، إضافةً إلى الوكالات الحكومية مثل مصلحة الضرائب الأمريكية "IRS" التي تعتمدُها لمعالجة الإقرارات الضريبية وعمليات المعاملات الأخرى، حيث يستخدمها قطاع التصنيع لضمان الجودة وعقود المبيعات وغيرها، وتُستَخدم التواقيع الرقمية في مجال الرعاية الصحية بهدف تعزيز أمن البيانات وتحقيق الامتثال للمعايير التنظيمية الصارمة مثل HIPPA، إضافةً إلى استخدام المؤسسات المالية لها لمعالجة القروض، والخدمات المصرفية غير النقدية، والعقود، ووثائق التأمين، وما إلى ذلك، وتعتمد تقنية التعاملات الرقمية (بلوك تشين) التواقيع الرقمية أيضاً، للتحقق من صحة مصادقتها وملكية المستخدمين للعملة.

يتوسع سوق دعم التوقيع الرقمي بسرعة ويتسارع طوال فترة الوباء، حيث تُفضل الكثير من الشركات تنسيقات المستندات الإلكترونية على المستندات الورقية التقليدية، وبحسب ResearchAndMarkets فقد بلغت قيمة مجال التوقيع الرقمي العالمي $1.5 مليار في عام 2019، وبحلول عام 2030 يتوقع أن يزيد بما يصل إلى $30 مليار، وينمو بمعدل نمو سنوي مركب CAGR يبلغ 28.6٪ في المائة بين الحين والآخر.

يدور تساؤل حول السبب وراء زيادة تطور سوق التوقيع الرقمي، حيث يكمن السبب الرئيسي في توفيره لميزاتٍ عدة تتفوق على التواقيع اليدوية المعتادة.

• توفير الزمن- يمكن تطبيق التواقيع الرقمية في المستندات عبر الإنترنت، ومشاركتها بصيغةٍ إلكترونية موفرةً الزمن، خلافاً لذلك سيتطلب الأمر توقيع المستند يدوياً وإرساله مُرسل أو بريد.
• توفير المال - يمكن لاستخدام التواقيع الرقمية تقليل الحاجة إلى الموارد المالية على نحوٍ كبير، وهذا يتضمن الورق ومساحة التخزين وتكلفة التوصيل وغيرها.
• قابلية التتبع - توفر التواقيع الرقمية مسارات تدقيق تهدف إلى تقليل الأخطاء البشرية.
• ختم زمني - تؤدي التواقيع الرقمية دوراً مهماً في مجالات مثل طلبات براءات الاختراع وصفقات الأسهم وغيرها، بناءً على توفرها مع ختم زمني (أو طابع زمني) عند الطلب.
• الحفاظ على البيئة - تساهم التواقيع الرقمية في الحفاظ على البيئة عن طريق تقليل استخدام الورق.
• قبول عالمي - باتت جميع دول العالم تقريباً على مر السنين تقبل التوقيعات الرقمية بصفتها دليلاً قانونياً سيُعتمد في أي محكمة شرعية.

الخاتمة

لم تُصَمَم جميع التواقيع الرقمية بالطريقة نفسها، حيث يتوفر ثلاثة أنواع للتواقيع الرقمية تختلف وفقاً لتأثيرها القانوني المحتمل عند اختراق البيانات الأساسية.

النوع 1: عالية الخطورة - يُعتَمَد استخدام هذه التواقيع الرقمية عادةً لإصدار التذاكر الإلكترونية وإيداع المحكمة والمزاد الإلكتروني وما إلى ذلك، الأمر الذي يتطلب ضرورة إثبات الموَّقع هويته لسلطة التصديق قبل التوقيع على المستند، وفي هذه الحالات كثيراً ما تكون نتائج اختراق المعلومات وخيمة.

النوع 2: متوسطة الخطورة - يُعتَمَد هذا النوع من التواقيع الرقمية في الإيداع الضريبي وإرجاع ضريبة السلع والخدمات وما إلى ذلك، حيث يُحتَفَظ بقاعدة بيانات للهويات في هذه الحالات، ليجري التحقق من هوية الموَّقع مقابل قاعدة البيانات هذه.

النوع 3: قليلة الخطورة - تُستَخدم هذه التواقيع عندما يكون التأثير الاقتصادي أو القانوني للبيانات التي يجري اختراقها منخفضاً بعض الشيء، مثل وثائق الموارد البشرية الداخلية التي تُنشَر بهدف إطلاع الموظفين عليها وما إلى ذلك، لكن استخدام هذا النوع من التواقيع الرقمية لوثائق العمل القانونية مثل عقود العمل واتفاقيات عدم التنافس واتفاقيات عدم الكشف وغيرها أمرٌ غير ممكن، حيث قد تفضي إلى إصدار حكم محكمة أو جهة تحكيم خارجية.

يُعَّد PDFelement عُنصراً رئيسياً في إطار سير الأعمال لأنه لا يقتصر على إنشاء التوقيعات الإلكترونية والتوقيعات الرقمية فقط، بل ويساعد الشركات أيضاً على رقمنة سير عمل المستندات وإدارتها، وإليكم بعض ميزات برنامج PDFelement وهي على النحو التالي:

• التحرير - يمكن تحرير مستندات PDF قبل إضافة التوقيع الرقمي، مما يضمن دقة البيانات الموجودة في الملف وحداثتها.
• إنشاء ملفات PDF وتحويلها - يوفر برنامج PDFelement القدرة على تحويل ما يزيد عن 300 نوعاً من الملفات إلى مستندات PDF بهدف الأمان والمشاركة وإمكانية الرؤية وما إلى ذلك، إضافةً إلى تحويل ملفات PDF إلى الصيغ الأساسية مثل Word وPages وHTML والصور وEPUB وغيرها.
• التعليقات التوضيحية والتعبئة والتوقيع - يمكن إضافة التعليقات التوضيحية إلى ملف قبل توقيعه رقمياً، لكن يمكن أيضاً اعتماد حل بديل لإنشاء نسخة من ملف موَّقَع للتعليق دون تعديل الملف الأساسي وانتهاك المصادقة، ويتيح برنامج PDFelement ملئ الصيغ الرقمية وتوقيعها والتحقق من صحتها.
• حماية ملفات PDF - يمكن تعزيز حماية مستند موَّقَع رقمياً عن طريق إضافة حماية بكلمة مرور على أنها طبقة أمان إضافية، مما سيمنع أي شخص من فتح الملف أو تعديله أو نسخه أو طباعته، حيث يمكن أيضاً تأمين مجموعة من الملفات بواسطة ميزة Batch Process.

بفضل هذه الميزات وغيرها الكثير من الميزات الأخرى التي تمثل سبباً وجيهاً لاستخدام PDFelement، لا عجب في انجذاب الشركاتِ سريعاً إلى هذه المنصة، ويكمُن السبب الأساسي وراء هذا الانجذاب في توفر جميع هذه الخاصيات بتكلفة قليلة مقارنةً بثمن برنامج تحرير ملفات PDF نموذجي ومدفوع، إضافةً إلى سهولة النشر وتوفر إصدارات لأنظمة iOS وWindows وMac، الأمر الذي يسهل على موظفي الشركة استخدامه عبر العديد من الأجهزة في المنزل أو في العمل أو في أثناء التنقل.